Die räumlich getrennte Zusammenarbeit wurde uns von der Corona-Krise kurzerhand vorgegeben. Auch wenn sich der Arbeitsalltag mittlerweile eingespielt hat, einige Fragen bleiben: Wie gelingt es als Team über Wochen räumlich getrennt, aber trotzdem kollaborativ miteinander zu arbeiten? Was verändert sich für Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in der gemeinsamen Arbeit durch die räumliche Verteilung?
Eins steht fest: In der Corona-Zeit erfordert Führung auf Distanz oftmals eine gehörige Portion Improvisation. Schon jetzt wird deutlich, dass modernes Führen Moderation statt Kontrolle und das Einräumen von Freiräumen statt Restriktionen verlangt. Wie Sie die Herausforderungen der aktuellen Zeit konkret meistern können, zeigen wir mit fünf Beispielen.Fehlende Beiläufigkeit ausgleichen
Empathische Führungskräfte bekommen im Arbeitsalltag einiges von ihren Mitarbeiter*innen mit – ohne dass ihnen explizit berichtet wird. Aus einer Geräuschkulisse wird klar, dass sich Stress zusammenbraut, eine kurze Bemerkung zwischen Kolleg*innen zeigt, dass jemand anders agiert als gewohnt.
Manche Führungskräfte steuern genauso beiläufig nach – nicht nur in der offiziellen Teambesprechung, sondern in vielen kleinen Situationen im Arbeitsalltag: Indem sie nach einer Rücksprache zu einer Fachfrage anschließen oder auf dem gemeinsamen Weg zu einer Besprechung etwas Persönliches ansprechen.
Auf Distanz fehlt diese Beiläufigkeit mit ihrem kommunikativen Polster. Eine Teamleitung ist deshalb gefragt, jene Beiläufigkeit auch im Distanz-Arbeitsalltag herzustellen. So kann es zum Beispiel zur Gewohnheit werden, dass Sie im Laufe der Woche bei allen Homeoffice-Kolleg*innen mal anrufen und nachhören, wie es läuft. So kurz und selbstverständlich, wie sonst bei den Gesprächen, wenn Sie mal eben den Kopf in die Tür stecken.
Teamzusammenhalt – trotz räumlicher Trennung
Damit der Teamgeist nicht verloren geht, sollten Sie festlegen, wie die Gewohnheiten aus der gemeinsamen Bürozeit auch in die räumliche Verteilung übertragen werden können. Wenn Sie sich täglich oder wöchentlich um 10 Uhr darüber ausgetauscht haben, wer gerade woran arbeitet, Unterstützung braucht und was sonst noch so ansteht, können Sie das auch in der räumlichen Verteilung tun. Sofern technisch möglich, mit einer kurzen Videokonferenz, ansonsten per Telefonkonferenz. Wenn Sie nicht nur räumlich, sondern auch zeitlich verteilt arbeiten, lohnt es sich, eine Überlappungszeit zu blocken.
Mitarbeitenden vertrauen
Da sich Kolleg*innen nicht mehr täglich im Büro begegnen, bekommt Vertrauen eine besondere Bedeutung. Doch Vertrauen muss immer erst wachsen. Hier hilft der Dialog: Projektvorgaben präzise klären – auch an welchen Stellen Unterstützung benötigt wird. Sich sehr konkret dazu verabreden und diese Verabredung auch einhalten. Bei erfahrenen Mitarbeitenden endet das meistens bei „Schicken Sie es mir, wenn es final ist“, bei berufsjungen Mitarbeitenden geht es eher stufenweise „Wir sprechen über den Entwurf und schauen gemeinsam drüber“. Es ist wichtig, handlungsleitende Gedanken und Selbstorganisationskompetenzen der Mitarbeitenden mitzubekommen, mit entsprechenden Tipps zu unterstützen oder Unterstützung im Team zu organisieren.
Umgang mit Homeoffice-Kompetenz und Überforderung
Wie viel mobiles Arbeiten langfristig möglich und sinnvoll ist, hängt natürlich immer von der Art der Arbeit ab. Früher oder später kommt es aber zur Frage: Ist ein*e Mitarbeiter*in dauerhaft in der Lage, im Homeoffice erfolgreich zu arbeiten? Kann sie*er sich selbst genügend organisieren? Absprachen auf Distanz verbindlich einhalten?
Zunächst gilt: Geben Sie einen Vertrauensvorschub. Räumen Sie den Teammitgliedern eine Gewöhnungszeit ein, um sich in der Homeoffice-Arbeit zu organisieren – von der Arbeitstaktung, der Verknüpfung und Abgrenzung zum familiären Umfeld bis hin zu einer gewissen Eigenständigkeit im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln. Wenn jemand mit der Homeoffice Situation auf Dauer nicht zurechtkommt, müssen allerdings individuelle Lösungen erarbeitet werden.
Team-Check nach der Krise
Spätestens, wenn es wieder möglich ist, lohnt es sich, einen gemeinsamen Team-Check durchzuführen: Was haben wir – vielleicht zunächst unfreiwillig – in der Krisenzeit ausprobiert und gelernt? Welche neuen Methoden und Formate in unserer Zusammenarbeit haben sich dabei entwickelt? Was davon war für die Sondersituation okay, aber nicht auf Dauer? Was ist auf der Strecke geblieben?
Um daraus eine Perspektive zu entwickeln: Was wollen wir beibehalten? Was müssen wir modifizieren oder wieder mit alten Arbeitsabläufen verknüpfen? Nur wenn Unternehmen verstehen, dass strukturelle Veränderung etwas ist, das den Unterschied macht, kann sich die aktuelle Ausnahmesituation langfristig positiv auswirken.
Noch Fragen?
Wie die Team-Kommunikation und die Zusammenarbeit im Homeoffice sowie digitale Meetings mit Mitarbeitenden, Projektgruppen und Kund*innen gelingen, haben wir in praktischen Leitfaden zusammengestellt.
