Wer in Teams arbeitet, kennt die Zutaten für unproduktive und nervige Meetings: Angefangen bei Unpünktlichkeit, über eine fehlende Struktur mit Monologen und Schwätzer*innen bis hin zu der Frage: Was haben wir eigentlich beschlossen?
In Zeiten des kollektiven Homeoffice-Arbeitens und -Leidens erkennen wir allerdings mehr denn je den Mehrwert von guten Jours fixes und Teammeetings: Um sich schnell abzustimmen, für den Informationsaustausch und auch für den Gruppenzusammenhalt. Dabei versuchen sich jetzt zahlreiche Teams in Online-Meetings. Ist online das neue Offline – im Guten wie im Schlechten?
Wie immer kommt es auch bei einer digitalen Meetingkultur auf die Haltung und Einstellung der Teilnehmenden an. Meetings können online bequemer sein, denn es ist keine Anreise erforderlich und man kann es sich theoretisch in Jogginghose auf der Couch gemütlich machen. Ein Videochat unterscheidet sich im Vergleich zur Telefonkonferenz durch ein entscheidendes Detail: Durch das Video sehen wir auch die anderen Teilnehmer*innen und müssen uns dadurch nicht nur auf fernmündliche Kommunikation beschränken.
Wenn Menschen sich sehen, kommunzieren sie miteinander, auch wenn gar kein Wort gesprochen wird. Nonverbale Kommunikation, Mimik und Gestik sind für die Verständigung enorm wichtig. Allerdings kann es passieren, dass ein Teil der Signalpalette bei Videochats auf der Strecke bleibt. Je nach Größe der Konferenz sieht man ggf. nicht alle Teilnehmer*innen auf dem Bildschirm, so können ein zustimmendes Nicken oder Stirnrunzeln schon mal untergehen. Daher ist es umso wichtiger, dass das virtuelle Meeting klaren Regeln und Mustern folgt.
Online-Meetings können bei guter Moderation und Vorbereitung sehr produktiv sein. Voraussetzungen dafür sind eine klare, knappe Agenda, unkompliziert handhabbare Technik und vor allen Dingen eine strukturierte und durchsetzungsfähige Moderation. Diese Rolle kommt dabei der einer*s Dompteur*in gleich: Sie strukturiert, beteiligt, unterbricht, bindet ab, bindet zusammen, begrüßt und fragt. Keine leichte Aufgabe.
Ebenso wichtig ist eine funktionierende Technik. Eine einfache Regel dabei: testen, ausprobieren, üben. Videokonferenztools bieten gegenüber klassischen Meetings auch neue Funktionen. Zunächst besteht die simple Frage: Welche Funktionen braucht man überhaupt?
Schnelle Abstimmung? Gruppe in zwei parallele Räume aufteilen? Meeting aufzeichnen? Bildschirm teilen? Alles kein Problem.
Damit Online-Meetings nicht nur funktionieren, sondern die Zutaten auch richtig zusammengesetzt sind, braucht es eine Kommunikation über die Kommunikation. Denn nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Was hat funktioniert? Was lief schief? Was kann besser gemacht werden?
Welche Spielregeln für Online-Meetings wichtig sind und wie die Umsetzung gelingen kann, haben wir in einem Leitfaden zusammengefasst.