Die Digitalisierung unserer Gesellschaft ist in vollem Gange und verändert rasant die Art unseres Miteinanders. Das betrifft das Privatleben genauso wie die Geschäftswelt. Durch die damit verbundene Optimierung von Geschäftsprozessen entstehen nicht nur neue Produkte und Geschäftsmodelle, sondern auch beträchtliche Veränderungen in deren Organisation und Kommunikation.
Wie sich interne Kommunikation verändert
Unternehmen wandeln ihre Arbeitsstrukturen immer mehr in Richtung agiles und selbstorganisiertes Arbeiten. Projektmanagement und Kommunikationsstrukturen werden durch hausinterne soziale Netzwerke verbessert, Abstimmungsprozesse durch Tools wie Doodle und Google Docs erleichtert. Die Informationsverbreitung ist ebenfalls im Wandel, denn die Ansprüche der Beschäftigten haben sich geändert. Verstaubte Intranets und ungefilterte Newsletter gelten als überholt und möchten durch personalisierte Informationskanäle zu den jeweiligen Interessen und der aktuellen Arbeit der Mitarbeitenden ersetzt werden.
Digitalisierung in Unternehmen hat zum Ziel, organisatorische Prozesse zu verbessern, die Informationsweitergabe zu optimieren und den Wissensaustausch unter den Mitarbeiter*innen zu erleichtern. Doch wie kann dieses Ziel tatsächlich erreicht werden? Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen? Sind sie mit dem nötigen Rüstzeug für den anstehenden Wandel ausgestattet? Und was haben sie bereits geschafft?
Digitale Kommunikation in Unternehmen - eine Studie
Diesen Fragen hat sich Lautenbach Sass und die PRCC-Personalberatung in der Digital-Fitness-Studie 2017 gewidmet und im August des Jahres 236 Kommunikatoren in Unternehmen befragt. Die digitale Fitness der Unternehmen in Sachen Kommunikation wird darin in einem Vier-Stufen-Modell bewertet: Beginner, Follower, Experte, Enabler.
Auf die Frage zur allgemeinen Kompetenz bezogen auf Digitalisierung liegt die Selbsteinschätzung als fit bis sehr fit bei 84 Prozent. Bei einer differenzierteren Nachfrage an die Kommunikatoren ergibt sich aber, dass die Bewertung der eigenen Kompetenzen wesentlich zurückhaltender erfolgt.
Die Differenzierung in die fünf Handlungsfelder einer Abteilung für Unternehmenskommunikation – Strategie, Struktur, Prozesse, Ressourcen und Technologie – zeichnet folgendes Bild: Als Beginner mit wenig Erfahrung in der Digitalisierung schätzen sich 33 Prozent der Abteilungen ein. Als Follower, die sich an etablierten Standards orientieren und anderen folgen, stufen sich 44 Prozent ein. 21 Prozent der Kommunikationsabteilungen sehen sich selbst als Experten, die auf Digitalisierung eingestellt wesentliche Handlungsfelder kennen und nötige Kompetenzen erworben haben und als Erfolgsbeispiele dienen können. Enabler, die selbst die digitale Entwicklung vorantreiben und Vorbilder auf diesem Gebiet sind, gibt es lediglich drei Prozent.
Das Fazit der Studie ist: Zwar wird die große Bedeutung der Digitalisierung für die Unternehmenskommunikation wahrgenommen, doch die Möglichkeiten der Abteilungen, diese aktiv mitzugestalten sind begrenzt. Jede*r zweite Befragte bestätigt, dass Weiterbildung im Unternehmen zu den Prioritäten zählen – doch nur jede*r Sechste gibt an, dass dies auch auf Angebote zur Digitalisierung zutrifft. Die Schlussfolgerung liegt nahe, dass ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden keine Möglichkeit zur Entwicklung von Kompetenzen bietet, lange daraus warten kann, dass diese die Digitalisierung vorantreiben.
Mitarbeiterpartizipation in digitalen Veränderungsprozessen
Um ein Unternehmen ins digitale Zeitalter überzuführen, ist die Führungsebene gefragt: Der Impuls muss von der Leitung der Unternehmenskommunikation gegeben werden, die den Change an alle Abteilungen kommuniziert und die materiellen wie strukturellen Grundlagen schafft. Ist so ein Prozess erst einmal im Gange, heißt es für die Führungskräfte, mit gutem Beispiel voranzugehen und dies sichtbar zu machen und dabei immer den Überblick über alle Veränderungen zu behalten. Das kann herausfordernd sein und wird nur funktionieren, wenn die Bereitschaft dafür da ist.
Neben offensichtlichen Änderungen wie der Einführung von neuen Technologien als Arbeitsmittel oder Kommunikationsmedien findet insgesamt ein Kulturwandel im Unternehmen statt. Denn ganze Arbeitsabläufe und lange schon etablierte Strukturen werden hinfällig. Um die Mitarbeiter*innen dabei aufzufangen und ihnen den Dialog mit den Führungskräften zu ermöglichen, sind spezielle Resonanzräume im Unternehmen wichtig. In der Umsetzung heißt das, alle Mitarbeitenden von Beginn am Change-Prozess partizipieren zu lassen und durch agile Arbeitsmodelle und innovative Methoden wie Design Thinking eine gemeinsame Vision zu schaffen und sich dieser zusammen zu nähern.
Und das geht über Weiterbildungen für alle Beschäftigten hinaus. Nur wenn alle mit Begeisterung selbst alte Strukturen hinterfragen und neue Ideen spinnen, sind alle mit im Boot. Das ist eine große Herausforderung für viele Unternehmen, die sie allein durch interne Kommunikation nicht meistern können. Führungskräfte und Mitarbeitende brauchen professionelle Unterstützung – Sparringpartner im Personal, der IT und Strategie.
